Leanparadox
Het fenomeen dat een verbetering van de efficiëntie de effectiviteit ondergraaft. Dit kan door de uitruil van flexibiliteit en efficiëntie, doelverplaatsing, perspectiefvernauwing of andere bronnen van onbegrip waarin de waarde van de (overheids)dienst is gelegen.
In de industrie is de waarde voor de klant gelegen in het product zelf, zoals een auto. Vandaar dat gezegd kan worden: van waarde is waarvoor de klant wil betalen. En zelfs bijkomende kosten hebben een directe relatie met het product. (milieuvervuiling). Dit is heel anders bij pubieke dienstverlening en handhaving. De klant vraagt niet altijd om de dienstverlening (verkeersboetes), betaalt er niet altijd voor (daklozenopvang), is zelf een afweging van de waarden (vergunningen), of is afhankelijk van andere diensten (rechtbank). Wat van waarde is, is niet evident. Optimalisatie van van de dienst, zorgt zo makkelijk voor het missen van het doel.
Een voorbeeld
Als Renzo aanklopt bij de gemeente, is vrijwel iedereen direct enthousiast. Hij wil alle TL-balken vervangen door een energiezuiniger soort. Dat is winst, want dat bespaart energie en milieuvervuiling. En hij wil dit doen met mensen die normaal niet bemiddelbaar zijn. Voor sommige mensen is de wens om voorspelbaar en eenvoudig werk te doen een voorsprong op de arbeidsmarkt. Wat een visie! Want zeker voor deze groep normaal "onbemiddelbaren" is werk meer dan inkomen alleen. En tenslotte wil hij dit kosteloos doen! De gemeente betaalt de kosten in termijnen terug uit de energiebeparing. Voor de afdeling inkoop is dit echter een vrijwel onmogelijke opgave. Dit is niet voorzien. Iets wat stuk is vervangen, dat kan. Iets nieuws kopen, dat kan ook. Zelfs iets beheren kan. Maar iets gratis vervangen dat niet stuk is, maar waarvoor wel geld overgemaakt wordt omdat iets anders goedkoper wordt? Dat is een beetje veel nieuwigheid.
De leanparadox is het fenomeen dat een verbetering van de efficiëntie de effectiviteit ondergraaft.Het fenomeen dat efficiëntie de effectiviteit ondergraaft is zeer veelvoorkomend. Zeker wanneer het bedoelde maatschappelijk effect ver af staat van de context waarin wordt geoptimaliseerd. We zien dat in het groot bij de inning van boetes en we zien dit in het klein bij afdelingen inkoop van een gemeente. ICT en de inkoop van ICT zelf speelt hierin vaak een grote rol. Maar in het algemeen is het een kwestie van perspectief. De rol van bijvoorbeeld inkoop in het maatschappelijk effect dat een overheid uiteindelijk wil bereiken is zeer relevant, maar vaak niet gemakkelijk te definiëren en meetbaar te maken. Inkopers vinden het in het algemeen al lastig om hun interne opdrachtgevers zover te krijgen helder te definiëren wanneer een ingekocht product of ingekochte dienst voldoet en kwalitatief goed is. En andersom wordt inkoop vaak gezien als een kwestie van uitvoering. Iets dat geen fundamentele invloed heeft op het succes van beleid. Een disfunctionele samenwerking en een suboptimaal resultaat zijn het gevolg. Bij optimalisering wordt om dezelfde reden vaak juist een verkokerd perspectief gebruikt. Een perspectief vanuit de dienst zelf. Optimalisatie betekent in de praktijk standaardisatie. Het proces van standaardisatie is het startpunt van elke efficiëntieverbetering en het resultaat potentieel het startpunt voor verdere innovatie en daarmee verdere verbetering van de effectiviteit. Echter wanneer standaardisatie vanuit een beperkt perspectief wordt gestart, gebeurt het tegenovergestelde en kan het de uitvoering van het beleid onvoorzien bemoeilijken. Reden is omdat de standaardisatie dan de handelingsopties van andere afdelingen beperkt. Het "leanen" van het inkoopproces beperkt de mogelijkheden van andere afdelingen en de beste opties worden soms - en naarmate de mogelijkheden toenemen: meestal - uitgesloten. Omdat "Lean" van oorsprong juist de waarde voor de klant centraal zet, noemen we dit een paradox.