Lexicon van de Regeldruk
Alle begrippen rond regeldruk, administratieve lastenverlichting en deregulering.
Administratieve lasten
Alle inspanningen die geëist worden van burgers of professionals om de regels na te leven, noemen we administratieve lasten. Met andere woorden: alle moeite die een burger moet doen en alle kosten die hij moet maken om aan een verplichting te voldoen.
Veel rechten krijg je niet vanzelf. Je moet als burger of ondernemer de benodigde informatie verzamelen en de geëigende wegen weten te vinden. Je moet het initiatief nemen en allerlei documenten en bewijzen aanleveren om je recht ook daadwerkelijk te krijgen. Ook informatieverplichtingen zijn aan vrijwel elke overheidsdienst verbonden. Het geheel van zulke lasten noemt de Kafkabrigade 'regeldruk'. Regelmatig schieten overheidsorganisaties hiermee hun doel voorbij of zorgt de regeldruk van verschillende organisaties samen voor onmogelijke opgaven. Dat komt doordat processen in isolement en niet vanuit het perspectief van de burger worden bekeken.
Bedrijfseffectentoets
Om te voorkomen dat regels worden ingevoerd van slechte kwaliteit - die onnodig of niet proportioneel zijn - worden nieuwe regelingen onderworpen aan een aantal kwaliteitstoetsten. In theorie dan. Eén van de drie verplichte toetsen is de bedrijfseffectentoets (BET).
Regels zijn nodig. Maar er zijn altijd ook onbedoelde gevolgen. Daarom moet bij nieuwe regelgeving voor burgers, bedrijven, overheid en het milieu in kaart gebracht worden wat de gevolgen zijn. Voor bedrijven heet deze kwaliteitstoets de bedrijfseffectentoets. Deze toets moet zicht geven op acht soorten onbedoelde gevolgen, met de bedoeling om goed te overwegen of er geen slimmere manieren zijn om hetzelfde doel te bereiken, maar dan zonder deze ongewenste effecten. De belangrijkste onbedoelde effecten zijn de regeldrukeffecten. Dit zijn de tijd en kosten die bedrijven moeten investeren om aan de regels te voldoen.
Curatieve methode
De curatieve methode - de Kafkamethode - is een beproefde onderzoeks- en interventiemethode voor de aanpak van disfunctionele bureaucratie. De methode heet curatief, omdat ze gericht is op de diagnose van de oorzaak van het probleem: waarom werkt het beleid niet?
Regeldruk is nog geen disfunctionele bureaucratie. Er zullen altijd dingen blijven die we - al is het onbedoeld - moeten doen om aan een verplichting te voldoen of een dienst te krijgen, al kan het vaak slimmer. Maar regeldruk kan makkelijk omslaan in disfunctionele bureaucratie. En heel vaak is regeldruk is een signaal dat er iets meer fundamenteels mis is. De Kafkamethode bekijkt het probleem vanuit het perspectief van degene die vaak als enige het overzicht heeft: de burger zelf. Zo vinden we welke uitvoeringsorganisaties betrokken zijn of zouden moeten zijn. En samen met de uitvoerders en beleidsmakers zoeken we naar werkbare en merkbare oplossingen.
Differentiëren
Het eenvoudig of overbodig maken van een deel van de aanvragen door onderscheid te maken tussen complexe of risicovolle aanvragen en eenvoudige aanvragen, zoals door het bieden van een modelaanvraag of erkende maatregel waarbij goedkeuring zeker is.
Niet elke aanvraag - voor een vergunning, dienst of subsidie - is hetzelfde. Dit maakt het mogelijk om categorieën te maken en voor eenvoudiger aanvragen ook een eenvoudiger procedure te maken. Zo kost het minder tijd voor de burger en minder tijd voor de overheid. Dit geldt overigens ook voor de - een kernbegrip - propotionaliteit bij handhaving en verantwoording van een subsidie bijvoorbeeld. ICT maakt het mogelijk om aan de hand van één of twee vragen de aanvragen naar de juiste procedure te leiden, of om onderdelen van een zo compleet mogelijke procedure over te slaan aan de hand van eerdere antwoorden.
Eén erin, één eruit
Een simpele strategie voor lastenreductie, door bij de introductie of wijziging van regels dezelfde hoeveelheid administratieve lasten te reduceren, of meer. Een erin, een eruit is een praktische regel om... stapeling van regelgeving te voorkomen.
Afkomstig uit de zelfhulp tips voor mensen die moeite hebben met het opruimen van hun huis: koop niks nieuws, zonder eerst iets op te ruimen. Zo voorkom je dat het echt een troep wordt. Om te voorkomen dat de administratieve lasten maar blijven groeien, is het in verschillende landen verplicht om bij het wijzigen van regels en bij de introductie van nieuwe regels, te kijken naar de lastendruk die dit met zich meebrengt. Eerst moet je een zelfde hoeveelheid regeldruk reduceren. In Groot-Brittanië was het tijdelijk zelfs zo dat als nieuwe administratieve lasten worden geïntroduceerd, de dubbele hoeveelheid moet worden gereduceerd - one in, two out.
Formulier
Wijdverspreide vorm van administratieve communicatie gericht op het gestructureerd vastleggen van gegevens van de klant door de dienstverlener. Het formulier is het ultieme symbool voor bureaucratie in de negatieve zin van het woord.
De symboolfunctie van het formulier is begrijpelijk. Enerzijds door het onpersoonlijke karakter van deze communicatie, maar ook door de wijze van toepassing. De praktijk is vaak dat de burger gegevens van verschillende organisaties moet aanleveren in een format dat voor de dienstverlener eenvoudig te gebruiken is. In feite leg je de ordening en afstemming met andere afdelingen en organisaties zo bij de burger. Een ander probleem is het gebrek aan context. Een formulier is altijd een vereenvoudiging van de wetten of afspraken die je ermee uitvoert. In de praktijk wordt deze vereenvoudiging vaak dwingend opgelegd.
Gegevensuitwisseling
Het verstrekken van gegevens - vaak over personen - aan andere organisaties. Een typisch voorbeeld zijn de basisadministraties. Doel hiermee is het versterken van de samenwerking en het voorkomen van dubbel werk, door het delen van waarnemingen.
De overheid is opgeknipt in duizenden organisaties. En voor de meeste maatschappelijke doelen is ook de actieve medewerking nodig van veel private organisaties. Al deze organisaties houden eigen administraties bij, met voor een deel met dezelfde gegevens. Om dit dubbel werk te voorkomen en meer nog om de samenwerking te vergroten en zo de overheid effectiever te maken, wisselen ze gegevens uit. In potentie kan dit een enorme reductie van de regeldruk opleveren. Burgers hoeven deels de interne afstemming niet meer voor de overheid te verzorgen. Nadeel is dat fouten zich als een olievlek kunnen verspreiden en zo tot een correctiewaterval leiden voor de burger.
Handhaving
Handhaving is het toepassen van dwang, zoals boetes, bekendmaking of anders, om de regels na te laten leven. Handhaving is naast het overdragen van kennis en het aanreiken van hulp, één van de middelen om met toezicht maatschappelijk effecten te bereiken.
Handhaving is het gebruiken van dwang om het gedrag van mensen te beïnvloeden. Dat kan een boete zijn of het herstellen van de gevolgen op kosten van de overtreder. Handhaving staat altijd in het kader van toezicht. Toezicht is gericht op het bereiken van maatschappelijke effecten die de kwaliteit van de samenleving verhogen. Zo is kunnen vertrouwen op de kwaliteit van een diploma in het belang van iedereen en willen we niet dat een zieke patiënt de kwaliteit van zijn zorg moet beoordelen. Handhaving is kostbaar en vertrouwen dat de handhaving effectief is, verlaagt die kosten. Handhaving mist doel, als gedrag niet afgedwongen kan worden.
Indieningsvereisten
Alle gegevens, uittreksels, documenten, tekeningen, verklaringen, formulieren of bewijsstukken waar een overheid om vraagt - met of zonder wettelijke grond - bij het verkrijgen van een dienst of bij het nakomen van een verplichting, zijn indieningsvereisten.
Voor vrijwel elke dienst en elke soort toezicht vraagt de overheid burgers informatie aan te leveren. Informatie die behulpzaam is voor de beoordeling of voor het uitvoeren van de overheidstaak. Het kan gaan om adresgegevens, bewijsstukken, tekeningen, verwachtingen, adreslijsten en vaak documenten die bij een andere overheid of dienst te vinden is. In de definitie van administratieve lasten zoals de overheid die zelf gebruikt zijn dit de informatieverplichtingen die voortvloeien uit de regelgeving. Dit is dus het deel van de indieningsvereisten dat een juridische grond heeft. Overheden vragen in de praktijk ongeveer twee keer zoveel dan waar een grond voor is.
Juridisering
Juridisisering is de toename van de betekenis van het recht in het sociale leven, enerzijds door de toename van het aantal terreinen dat gereguleerd wordt en anderzijds door een grotere detaillering van regels voor gedrag dat al gereguleerd is.
De toename van het belang van recht en regels in de samenleving komt volgens vele grote namen - Marx, Habermas, Durkheim, Weber, Hayek - voort uit de toenemende complexiteit en diversiteit in de samenleving. Waar eerst de opkomende industrie een stabiele en voorspelbare omgeving nodig heeft, grijpt de staat uiteindelijk op vrijwel elk terrein van het leven in. Waar deze juridisering eerst juist door coördinatie zorgde voor het realiseren van waarden als voorspelbaarheid of rechtvaardigheid, zorgt nu de voortgaande juridisering juist voor spanning en verwarring tussen regels als mechanisme voor coördinatie en regels als morele leidraad.
Kennisnemingskosten
Om aan wet- en regelgeving te kunnen voldoen, moeten burgers en bedrijven eerst kennis nemen van de eisen die het aan hen stelt en de gevolgen die het voor hen heeft. Problematisch is dat de eisen en gevolgen van regelgeving vaak niet te doorzien zijn bij invoering.
Alle regelgeving heeft onbedoelde effecten. Eén van die effecten is het feit dat burgers en bedrijven kennis moeten nemen van de regelgeving, of de veranderingen daarin. In de kwantitatieve methode is de veronderstelling dat kennis van de regelgeving zelf voldoende is om de eisen en gevolgen te doorzien. Naarmate de termijnen korter of meer versnipperd zijn en naarmate de informatie meer versnipperd is en vaker verandert, zijn deze kosten hoger. Deze kosten kun je berekenen als het product van de benodigde tijd en het aantal burgers of bedrijven die de regelgeving treft. In de praktijk zijn veel gevolgen en eisen impliciet of onbekend of stelt de uitvoering aanvullende eisen.
Leanparadox
Het fenomeen dat een verbetering van de efficiëntie de effectiviteit ondergraaft. Dit kan door de uitruil van flexibiliteit en efficiëntie, doelverplaatsing, perspectiefvernauwing of andere bronnen van onbegrip waarin de waarde van de (overheids)dienst is gelegen.
In de industrie is de waarde voor de klant gelegen in het product zelf, zoals een auto. Vandaar dat gezegd kan worden: van waarde is waarvoor de klant wil betalen. En zelfs bijkomende kosten hebben een directe relatie met het product. (milieuvervuiling). Dit is heel anders bij pubieke dienstverlening en handhaving. De klant vraagt niet altijd om de dienstverlening (verkeersboetes), betaalt er niet altijd voor (daklozenopvang), is zelf een afweging van de waarden (vergunningen), of is afhankelijk van andere diensten (rechtbank). Wat van waarde is, is niet evident. Optimalisatie van van de dienst, zorgt zo makkelijk voor het missen van het doel.