Ambtenaren van de provincies vinden dat de provincie niet goed bereikbaar is voor burgers. Zo vinden zij de communicatie van de provincie gebrekkig: het is vaak niet helder waar en bij wie ondernemers en burgers met hun vragen terecht kunnen. Een ambtenaar noemt als voorbeeld: 'Er is in onze organisatie geen klantrelatiesysteem en het ontbreekt in veel gevallen ook aan onderlinge dossiertoegang. Als de deskundige of behandelaar van een dossier er niet is, houdt het al snel op.' Dit blijkt uit een onderzoek dat de Kafkabrigade en ICTU/InternetSpiegel hebben uitgevoerd in veertien overheidssectoren. Met de 'Kafkathermometer' onderzochten de Kafkabrigade en ICTU/InternetSpiegel de ervaren onnodige bureaucratie onder 6250 ambtenaren. Meer info over de Kafkathermometer lees je hier. In dit artikel delen we de thermometer-resultaten van ruim 450 respondenten van de provincies.

Veel overleg
De medewerkers van provincies besteden gemiddeld 7 uur per week aan overleg. Dit is ruim 20% van hun week, gebaseerd op een gemiddelde werkweek van 34 uur. Leidinggevenden halen dit gemiddelde flink omhoog. Daarnaast denkt ruim tweederde van de respondenten dat ze meer kunnen betekenen voor de klant als er minder administratieve rompslomp zou zijn (70%). De hoeveelheid tijd besteed aan administratie is bij de provincie daarentegen laag, vergeleken met de andere onderzochte sectoren. Per week besteden ambtenaren er gemiddeld 4,5 uur aan administratie.

Toegankelijkheid voor burgers
In lijn met de resultaten zouden ambtenaren het liefst als eerste aan de slag gaan met het vergroten van de toegankelijkheid van de organisatie voor burgers en ondernemers. Dat is volgens de respondenten de belangrijkste bureaucratische uitdaging.

Verantwoording en rapportage
Een tweede veelgenoemde uitdaging ligt in de organisatie zelf. Medewerkers zeggen veel last te hebben van verantwoordingsstructuren en rapportage. De meest in het oog springende bureaucratische last waar medewerkers van provincies mee geconfronteerd worden, is tijdschrijven. Net als bij de sector waterschappen vinden provincie-ambtenaren het vooral hinderlijk dat ze niet weten wat er met hun urenregistratie gedaan wordt. Een medewerker stelt zelfs: 'We moeten tijdschrijven, maar met de informatie die op die manier wordt verkregen, wordt al jaren niets gedaan.'

ICT-systemen
Onder meer door niet optimaal werkende ICT-systemen moeten ambtenaren zowel op papier als digitaal registreren. Eén van de respondenten stelt: 'Ik heb zelf geen tekenbevoegdheid voor bepaalde zaken. Dat is prima, maar de stukken blijven dan zo lang op het bureau van de leidinggevende liggen dat de boel ernstig vertraagt.' Verder hebben medewerkers het gevoel dat ze ieder stapje dat ze zetten moeten verantwoorden. Veel respondenten ervaren dat als een beperking van hun professionele ruimte. Ze liggen als het ware onder een vergrootglas van het management.

Morgen, op 18 maart, vinden de Provinciale Statenverkiezingen plaats. Om de publieke dienstverlening van de provincies te verbeteren, is het belangrijk dat de organisaties aan de slag gaan met bureaucratiebestrijding. Wil je meer weten over de prestaties van de provincies in de Kafkathermometer, of ben je geïnteresseerd in de andere onderzochte sectoren? Stuur een bericht naar de Kafkabrigade via info@kafkabrigade.nl.